合思·易快报首席架构师佟佩泽：无需报销是财务数字化的第一站

2022年8月25日,“2022合思未来财务人大会”正式开幕,本届大会由《财经》杂志与合思·易快报联合举办,以“破·晓”为主题,从“重构 连接 新世界”三大关键词出发, 在时代大变革的语境下探讨财务行业的巨变,以及如何通过“重构”,“连接”到稳定而具体的“新世界”。

在合思·易快报首席架构师佟佩泽看来,“无需报销”是财务数字化的第一站,它的意义是让组织中每个人看到财务数字化带来的便利,让组织看到效益,同时它广泛连接各种各样的平台和生态,为后续财务数字化打下坚实基础。更重要的是,“无需报销”解放了每个人的双手,真正释放了他们的创造力。

以下为佟佩泽演讲实录(有节选):

从某种意义上讲,财务数字化不仅是在连接信息孤岛,更是在打破部门墙。它将多个系统、多个部门、多条业务统筹调度起来,让数据被整合为统一的信息。变革之下,先行者一定会有更大的收益,但也要承担更高的风险。面对复杂与不确定性,组织、财务人应该如何应对? 如何才能迈好第一步?或者说,选择一个怎样的切入点?合思·易快报给出的答案是:无需报销。我们认为,无需报销是财务数字化的第一站。

首先,通过“无需报销”可以让组织中的人感受到便利,让组织看到效益;第二,为了无需报销,我们广泛连接了一系列系统与生态,成为财务数字化坚实的基础;最后,无需报销解放了每个人的双手,释放他们的创造力,去实现更大范围、更深层次的财务数字化。

作为财务数字化服务商,合思·易快报选择从报销这件事切入,经过8年的探索与沉淀,逐渐形成了业内领先的全链路L4级无需报销解决方案。

01

让每位员工感受到数字化带来的便利

通过无需报销解决方案,员工只需要填写申请并提交,审批通过后可以直接在合思商城订票、订酒店,它甚至可以帮你推荐低价航班。订完机票和酒店,就可以愉快地去出差了。所有订单都由企业统一支付,发票也统一寄送给企业,员工不需要自己垫资,也不需要自己开票,当然也就不需要报销了。

无需报销解决方案让员工专注于创造价值,而不是创建一张又一张的审批单据。员工只管遵循业务需要去完成因公消费,所有的费用都会由系统自动智能地管控,员工无需垫资、无需开票,事后更无需报销,真正做到从心所欲不逾矩。

这益于我们费控加商城的双平台模式,在合思商城中,覆盖了国内2000+城市、110万家酒店,以及200多万家外卖餐厅资源。除了差旅的机票酒店火车票以外,合思商城还涵盖了用车、用餐、福利、采购等绝大多数因公消费场景。所有这些聚合的消费渠道,都会在合思商城上同屏比价。

我们也支持第三方消费平台直接入驻,或者大客户协议托管,即客户在合思商城上直接购买第三方的产品。所以,合思商城是一个“自营+第三方”的模式,为客户提供充分自主的选择。对所有的第三方平台我们也会保持积极开放的合作心态,也欢迎各大行业伙伴入驻合思商城。

合思商城与易快报高度整合,企业的费用标准从之前的“事后报销管控”变成了“事中消费时实时管控”。这样即使没有事后报销,也能充分确保每一笔消费的合理合规。

虽然合思商城覆盖了主要的消费场景,但总有一些情况下需要在线下进行采购,比如商务宴请、办公用品的灵活采购等等。对此,我们提供了易商卡解决方案。所有支持微信支付、支付宝的地方也都支持易商卡,只要出示二维码扫一扫就能完成消费。当然,你也可以将它当作一张普通银行卡,绑定到微信支付或支付宝上来使用。每次消费时,系统都会实时控制消费额度,确保每一笔消费都是合规的。并且,消费一旦发生,就会立刻同步到易快报中,企业可实时掌握每一笔开支动向。

一些有经验的财务同事就会讲了,“你这些套路我们都见过,是不是都是企业统一月结,最后月底的时候什么行程单、火车票、一张大发票都一股脑地邮寄给我们企业?员工是不用报销了,但贴发票填单子的活一个都没省,都变成财务干了。”我们深知一些传统企业采购平台的局限性,所以合思·易快报从第一天做无需报销解决方案时,就在坚持这样的原则——不仅要解放员工,更要解放财务。

合思商城产生的所有订单都会被自动同步到易快报对账结算中心,系统会自动检查订单数据是否完整,并为其匹配申请单、发票等等相关上下游信息。对于退改签、人员部门变更等特殊情况,系统依然可以智能地识别并去做相应匹配。系统可以在订单信息确认无误后,根据企业的规章制度,自动将订单拆为不同的对账单,交由各部门负责人或成本中心负责人审批确认。

对于财务最痛苦的发票问题,我们建立了一系列从收票到归档的完整解决方案,所有信息可以进行批量的查重、验真等等,可以存档、留档。我们做到不仅员工不需要开票,财务也不需要审票。

在支付环节,我们提供了一个广泛连接的支付平台,对接超过1400家银行与支付渠道,不论是员工消费、报销支付、还是对公付款,甚至是备用金借款,都可以通过这个统一支付平台灵活调用各个支付渠道的能力,一键支付,轻松完成。目前,每个月都有超过超过900亿的流水在处理。

无论是线上还是线下的消费,都会自动流转到易快报的会计凭证模块,自动生成会计凭证;同时易快报与用友、金蝶、SAP、Oracle等主流ERP或财务软件厂商都完成了标准化的连接,所有凭证都可以自动记账、入账,整个过程无需人为干预。

随着政策加速推进,电子会计档案离我们越来越近。面对因公消费过程中的各种电子单据、电子发票、电子银行回单等电子会计凭证,我们提供了档案管理系统易会档,做自动采集与归档。

回过头看一下L4级“无需报销”解决方案的全景,从员工提交申请开始,无论是线上采购还是线下采购,无论是电子发票还是纸质发票,到财务的对账、复核、支付、记账、归档等等全流程、全场景都覆盖。并且,这个过程中,员工无需垫资、无需开票、无需报销,财务工作也因有了一系列自动化工具得到极大简化。这也是为什么我们说,合思·易快报是业内领先的全链路L4级无需报销解决方案。

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无需报销为企业带来直观经济效益

一家2000人规模的公司,每月要产生13000张与报销有关的单据,要处理23000张发票,而这一切要消耗超过4000小时的人工。如果这是一家北京公司,这意味着每年有超过400万的人力成本消耗在报销这件事上。而企业为了财务合规却又不得不做报销管理,这是一个非常大的隐形支出。通过无需报销解决方案,这一损耗会被极大节约。

以我们一家山东客户为例,在使用无需报销解决方案后:

-员工基本不用花费精力在出差、加班等日常报销事务上,提单量减少了95%。

- 而财务节约了90%的发票核对工作,报销周期普遍缩短了50%。

- 通过商城的智能低价推荐以及供应链聚合带来的让利折扣,节约了超过20%的差旅费支出。

- 最后,这家企业所有的费用,都不再需要手工记账,完全由易快报自动化完成。

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打通生态连接,构建财务数字化基础

为了更好的构建无需报销解决方案,我们连接了一系列系统与生态。比如:

- 为了做好发票解决方案,我们对接了百望、企享云、大象慧云、票易通、微信电子发票、支付宝电子发票等一系列发票供应商;

- 为了达到真正的一键支付,我们对接了1400家银行与支付渠道;

- 为了覆盖更多因公消费场景,我们对接了数十家消费平台;

- 此外我们还广泛连接了各种市面上主流的ERP、OA、业务系统、SaaS系统等等。

与此同时,我们始终保持以开放连接的心态建设我们的产品。合思·易快报对所有的功能和数据都提供相应的开放能力,同时我们也提供了易桥这一连接器工具,可以轻松地将易快报集成到各种OA里或者帮企业低成本地打通各种业务财务系统的数据。广泛连接的数据与服务,汇总在合思·易快报里,未来也可以应用在更多的其他业财数字化的场景里。

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解放财务人,释放创造力

比如我们一家来自北京的客户,在业务高速发展期快速上线了一系列管理系统。在上线易快报的过程中,为了打通对公付款流程以及自动生成各类记账凭证,对接了一系列业务与财务系统。

而在上线后,财务发现“我们的收支数据好像都在易快报上了啊”,在我们的支持下,基于这些数据搭建了一套门店收支损益报表,将原先滞后一个月的经营报告变成当日可见,每个门店长在闭店时掏出手机打开企业微信,就能看到当天的经营情况。而管理层也可以看到自己管理范围内的利润情况。从一线店长到CEO,整个组织共享同一份不断更新的信息,同时又按照每个人的管理范围,为每个人提供相应的经营报告。

我国有2000万财务从业人口,高端人才缺口严重,低端人才供过于求,大量核算记账工作消耗了财务人绝大多数的时间和精力,让他们无暇成长,更没有时间去研究和学习业务,只有将财务人从这些重复性的工作中释放出来,才能推动他们的升级,进而推动组织数字化转型。

令人鼓舞的是,我们的平台上沉淀了来自于1600多家客户、超过3000多个业财融合方案。我们看到,通过无需报销解决方案解放了的财务人,他们从记账算账等繁重工作中解放出来,释放出更大的创造力,进而为组织带来更大价值。所有业财融合方案都是通过我们应用构建平台——合思+搭建的,这也是我们构建易快报的基础,我们正在逐步开放这个平台的更多能力,帮助财务人、组织以更低成本、更敏捷的实现业财融合,去实现财务数字化。

这就是无需报销的意义,它让组织中每个人看到财务数字化带来的便利,也让组织看到效益,同时,它广泛连接各种各样的平台和生态,为后续财务数字化打下坚实的基础,最后也是最重要的,它解放了每个人的双手,真正释放了他们的创造力,所以我们说“无需报销”是财务数字化的第一站。

我们相信未来财务人一定会从后台走向前台,从财务走向业务,走出财务世界的方寸之间,走向业务的广阔天地,用他们的财务思维和专业的数据思维来助力业务,帮助业务更高效运转,而这也是我们合思的使命,让有限更有效,谢谢大家!